El transporte para eventos

El transporte para eventos
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1. Tipo de evento para contratar transporte
2. Facilitar el transporte en eventos privados
3. Horarios de recogida y finalización del evento

La importancia del tipo de evento que se celebra, si es un seminario o congreso debe ser accesible por transporte público

El tema de la logística es un factor que no debes dejar escapar a la hora de realizar tu propio evento, de hecho, es fundamental y puede repercutir en el buen funcionamiento y la asistencia de la mayoría de invitados. Gracias a que el sitio que hayamos elegido esté bien comunicado y sea accesible con el transporte público, se pueden reunir todos los medios necesarios para garantizar el éxito de ese día tan especial para ti y que tanto tiempo llevabas esperando.

Su objetivo principal es poder controlar todos y cada uno de sus componentes sin importar el tipo de evento que se realiza, tanto si es un seminario como un congreso. El que puedas cumplir los objetivos que has marcado debe ser tu principal prioridad, ahí reside la importancia de cubrir este tipo de necesidades. Aunque claro, no todo es tan sencillo, los asistentes deben estar satisfechos con este tipo de logística y, dado que no siempre se puede satisfacer al 100 % a todos los invitados, tu labor consistirá en establecer rutas o contratar distintos tipos de transporte que se adapten a la mayoría de personas.

Una vez sepas el tipo de evento que realizarás, fíjate en la fecha que has elegido para su celebración y en el perfil de tus asistentes: si son de una edad más avanzada, trabajadores de tu propia empresa, si tienes pensado que acudan patrocinadores y el presupuesto con el que cuentas.

Una vez hecho esto tus objetivos saldrán a flote casi por sí solos y te asegurarás de que tu evento sea tal y como siempre habías soñado.

La importancia de poder facilitar el transporte al evento en caso de tratarse de un evento privado

En el caso de que vayas a realizar un evento privado, es igual de importante que puedas facilitar el transporte y el desplazamiento a todas aquellas personas que han confirmado su asistencia. Para ello puedes alquilar mini buses, autocares, hablar con alguna compañía de taxis o contar con coches privados que lleven a los asistentes directamente hasta la zona del evento.

Si lo realizas todo con un poco de tiempo de antelación, podrás tener mayor puntualidad de los invitados, lo que se traduce en un compromiso más fuerte que asegurará que tus socios o clientes estén a la hora indicada sin que existan retrasos.  Así mismo, disfrutarás de mayor coordinación. Para ello necesitas realizar un plan en el que tengas en cuenta los vuelos y condiciones de cada persona, en el caso de que lleguen desde lejos.

Por último, tendrás más tiempo que puedes aprovechar para relajarte u ofrecer un pequeño tour por tu empresa, para que te conozcan un poco más. Tipos de transporte a tener en cuenta: autocares o coches privados con chófer

Existen muchos tipos de ventajas de contar con autocares o coches privados con chófer que recojan a tus invitados para desplazarse hasta el lugar del evento. Todo dependerá de lo grande que vaya a ser tu gala y del presupuesto del que se disponga. Es posible que si es un acto grande donde vayan a acudir una gran cantidad de invitados, sea mejor opción contratar un autocar. Por el contrario, si es una gala pequeña, el que haya coches privados ofrece mucha más intimidad y seguridad.

Del mismo modo, el que otra persona conduzca por ti hace que estés menos estresado y puedas prepararte mejor el discurso o aquello de lo que quieras hablarles a tus asistentes. Aunque también puedes aprovechar este tiempo para relajarse, leer el periódico o simplemente mirar por la ventana.

La importancia de convenir las horas de recogida con los invitados

Cuando tengas todo lo anteriormente mencionado controlado, lo único que te faltará por hacer será conocer a qué hora terminará el evento para que los conductores se pasen a recoger a los invitados.

Lo más fácil es hablar con ellos para saber si tienen algún tipo de urgencia que les impida quedarse más tiempo, como coger un vuelo de regreso. En el caso de que no puedas hablar con todos y cada uno de ellos, siempre puedes establecer un margen y que cada hora se pase un automóvil para recoger a la gente que tenga que marcharse.

En caso de que decidas tomar en cuenta la última opción, debes avisarlo antes de dar la charla para que todos los asistentes estén debidamente informados y no existan malos entendidos.

Cualquier invitado apreciará este gesto y denotará que existe una máxima implicación por tu parte en cuanto a su cuidado, transporte y seguridad. Esto hará que te tomen más en cuenta y puedas ganar clientes.

Así, no existirá ninguna duda de que tu evento habrá sido todo un éxito.