Espacios para eventos

Espacios para eventos
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Los espacios para celebrar eventos han ganado importancia en la sociedad actual. Cada vez son más las distintas empresas y/o marcas que se decantan por ellos con el objetivo de dar a conocer sus productos y servicios, o reforzar la relación con sus clientes.

1 La importancia del lugar
2 La ubicación y proximidad
3 La importancia de la zona geográfica
4 La importancia de la capacidad del espacio
5 La importancia del tipo de evento que se va a celebrar
6 La importancia de la ubicación
7 La importancia de la simbologia del lugar
8 La importancia del Plan B

Existen distintos datos que debes tener en cuenta si estás pensando en organizar un evento de estas características:

La importancia del lugar

Lo primero que tienes que hacer es buscar un lugar indicado que se ajuste a tu medida y pueda servirte para alcanzar los objetivos de tu empresa. Las opciones son infinitas, pero debes fijarte en cada detalle.

Para empezar de la mejor manera posible, debe ser un lugar en el que se cause sorpresa y espectacularidad en cada cliente y trabajador que asista. Tampoco puedes olvidar que debe ser funcional, cómodo y que el espacio cumpla con las necesidades para realizar el evento de la mejor forma posible.

¿Qué quieres transmitir? ¿Qué tipo de público es el que vas a traer? ¿Qué estrategia quieres utilizar? Por norma general, esta infraestructura debe poder responder a estas preguntas.

La ubicación y proximidad

Lo más común es no buscar sitios que estén demasiado cerca de la zona de trabajo e incluso del hogar de los distintos asistentes. Dependiendo de dónde esté situado, quizá la mejor solución sea celebrarlo cerca de un aeropuerto, de una estación de tren o al lado de un hotel.

Si es posible, facilítales un mapa donde se vea indicada claramente la zona donde estará el evento, la accesibilidad que existe, indicaciones para llegar en automóvil, donde estará el aparcamiento y todo tipo de información necesaria para que nadie se pierda este día tan especial.

La importancia de la zona geográfica

Seguramente ya sabrás que no es lo mismo celebrar un evento en un pueblo pequeño que en una gran ciudad. Uno de tus objetivos es atraer al máximo número de clientes posible, así que, cuanto más grande sea la zona, mejor.

Además de los clientes, también atraerás a compradores, otras marcas y puede que a algún patrocinador, haciendo así que sea más fácil catapultar tu marca hasta lo más alto en el menor tiempo posible.

La importancia de la capacidad del espacio

Es de vital importancia conocer el tipo de aforo máximo y su capacidad, sobre todo por temas de seguridad. Basándote en esta información podrás saber qué tipo de catering contratar, si quieres que haya algún espectáculo o algún otro servicio de proveedores.Si es posible, intenta que sea un poco más grande que las personas que te han confirmado que van a asistir. Al final siempre hay sorpresas y se presenta gente con la que no habías contado. Es importante que estés preparado para ello, así reforzarás aún más tu imagen.

La importancia del tipo de evento que se va a celebrar

Debes tener claro que ningún evento es igual que otro. Dependiendo del objetivo del mismo deberás saber si es formativo, un seminario, vas a querer dar una conferencia, un cóctel, una fiesta o vais a cenar primero.Un ejemplo es que si va a ser una cena (independientemente de si después se hará algún otro evento), debes contratar al personal necesario para poder atender a todos los comensales. Si es una conferencia, no es necesario tanto personal pero sí una zona donde todos puedan sentarse para escuchar lo que tienes que anunciar.

La importancia de la comunicación de la ubicación

Como hemos mencionado anteriormente, las infraestructuras son muy importantes, sobre todo por la accesibilidad para el resto de usuarios y las conexiones que existen.

¿A qué nos estamos refiriendo con las conexiones? A facilitar la llegada de los asistentes, más aún aquellos que tengan algún tipo de necesidad especial. Nadie mejor que tú va a conocer el tipo de personas que asistirán. Si sabes que alguien tiene algún tipo de dificultad para acceder, facilítale las cosas dentro de lo posible para mejorar la experiencia de todos los clientes.

La importancia de la simbología del lugar

Si es posible, escoge un lugar que signifique algo para ti o para tu empresa. Puede ser una infraestructura que esté en el mismo pueblo donde tuviste la idea para montar el negocio que actualmente llevas, que esté situado cerca de donde estuvo el primer local de tu negocio, donde naciste, etc.

Lo importante es que, en un evento de estas características, se interprete hasta el último detalle y te sientas seguro. Al final, tu propia tranquilidad se traspasará a cada uno de tus invitados y esto hará que sea un evento perfecto.

La importancia del Plan B

En caso de que el lugar que hayas escogido sea un espacio abierto, es importante que pienses en un Plan B en caso de que ocurra algún factor que no hayas previsto, como la lluvia. Resguardar tanto el material como a las propias personas se convierte en tu prioridad en estos casos. Así, podrás continuar desarrollando este día tan especial para ti sin que se vaya por la borda.